Utleie og booking

Grendehuset, tilhengeren, gjesteparkeringen eller båtplassen. Dere setter opp objektet én gang, medlemmene booker selv, og godkjente bookinger blir både faktura og kalenderoppføring.

1. Opprett et utleieobjekt

Gå til Styret og fanen Utleie, og trykk Nytt utleieobjekt. Veiviseren har fem steg, og alt kan endres etterpå under Rediger.

Steg 1 — Hva skal leies ut?

Gi objektet et navn folk kjenner igjen, og velg kategori: Lokale, Utstyr, Parkering, Båtplass eller Annet. Beskrivelsen er det leietakeren leser før hen booker — skriv hva som er inkludert, hvor mange plasser det er, og hva som finnes av fasiliteter. Sted følger med både i kalenderen og i bekreftelsen.

Steg 2 — Når kan det bookes?

• Huk av hvilke ukedager objektet kan bookes, og sett åpningstid per dag. Bookinger utenfor åpningstiden blir avvist automatisk.
• Vaske-/klargjøringsbuffer legges på begge sider av hver booking. Setter dere 60 minutter, kan ikke neste leietaker starte før en time etter at forrige er ferdig. Dette er det som hindrer at to selskaper krasjer i samme lokale.
• Booking tidligst (timer før) er hvor lang varsling dere krever. Med 24 timer kan ingen booke til i kveld.
• Min. og maks leietid setter rammene for én booking.

Steg 3 — Pris, gebyr og depositum

Velg prismodell: Gratis, Fastpris, Per time eller Per døgn. I tillegg kan dere legge på et klargjørings-/vaskegebyr og et depositum — begge er faste beløp uavhengig av hvor lenge objektet leies.

Leiesum, vaskegebyr og depositum blir tre egne linjer på fakturaen som opprettes når bookingen godkjennes.

Steg 4 — Tilgang og godkjenning

• Krever godkjenning av styret — forespørselen legger seg i køen deres. Anbefalt for lokaler og dyrt utstyr.
• Direktebooking for medlemmer — medlemmet får plassen med én gang, og faktura opprettes umiddelbart. Passer for gjesteparkering og enkelt utstyr.
• Tilgjengelig for ikke-medlemmer gjør objektet synlig på velforeningens nettside. Eksterne forespørsler krever alltid styregodkjenning, uansett hva dere valgte over. Da kan dere også sette en egen eksternpris.
• Husordensregler og leievilkår er verdt å fylle ut. Er feltet utfylt, må leietakeren huke av for at vilkårene er lest før hen får sende bookingen — og teksten følger med i bekreftelsen på e-post.

Steg 5 — Bekreft

Siste steg oppsummerer valgene. Huk av for Objektet er aktivt og kan bookes og trykk Opprett utleieobjekt. Skal objektet tas ut av sirkulasjon en periode, fjerner dere avhukingen i stedet for å slette — da står det som Inaktiv med bookingene i behold.

2. Behandle forespørsler

Alt som venter på dere ligger øverst i Utleie-fanen under Ubehandlede forespørsler, med tidsrom, formål, beløp og hvem som spør — enten Medlem eller navn merket (ekstern) med e-post og telefon.

• Godkjenn oppretter faktura, legger bookingen i kalenderen og sender bekreftelse til leietakeren.
• Avslå krever en kort begrunnelse. Eksterne leietakere får begrunnelsen på e-post; medlemmer får den som varsel i appen.

Merk: forespørsler fra medlemmer varsler ikke styret på e-post — bare eksterne forespørsler fra nettsiden gjør det. Ta en titt i Utleie-fanen som en del av det faste styrearbeidet, ellers kan en forespørsel bli liggende.

3. Hva skjer ved godkjenning

• Faktura opprettes i regnskapssystemet velforeningen bruker. Er dere koblet til Fiken eller Tripletex, sendes den derfra med KID. Uten integrasjon lager MittVel en intern faktura med kontonummer og en betalingsreferanse som starter på «UT».
• Kalenderen får en oppføring som heter «Utleie: {objektnavn}», slik at alle ser at lokalet er opptatt. Oppføringen sender ingen varsler av seg selv.
• Leietakeren får en bekreftelse på e-post med tidsrom, beløp, betalingsinformasjon og leievilkårene. Medlemmer får i tillegg et varsel i appen.

Avbestilles bookingen senere, fjernes kalenderoppføringen igjen, og en betalt booking settes til refundert.

4. Betaling og depositum

MittVel tar ikke imot penger. Betalingen skjer på faktura, og i Utleie-fanen holder dere styr på hva som er gjort opp:

• Marker som betalt / Marker som ubetalt på bookingen.
• Har objektet depositum, får dere i tillegg Depositum mottatt, Depositum tilbakebetalt og Depositum holdt tilbake.

Dette er bokføringsmarkeringer for styret — ingen penger flyttes av MittVel. Merk at betalingsstatus bare kan endres på bookinger under Kommende bookinger, ikke på bookinger som allerede har gått over i Historikk.

5. Slik ser medlemmene det

Medlemmene finner Utleie i menyen. Der ligger Mine bookinger med deres egne aktive bookinger, og Tilgjengelig for utleie med alt dere har lagt ut.

• Knappen heter Book nå når objektet er satt til direktebooking, og Send forespørsel når styret må godkjenne.
• I bookingvinduet ser medlemmet Allerede booket — opptatte perioder uten navn, slik at man ser hva som er ledig uten å se hvem naboen er.
• Medlemmet fyller ut Formål og eventuelt en melding til styret, og får en oppsummering med leiesum, vaskegebyr, depositum og Å betale før bekreftelse.
• Medlemmet kan avbestille sin egen booking selv.

6. Utleie til ikke-medlemmer

Er objektet åpnet for offentlig utleie, dukker det opp på velforeningens nettside under /utleie. Der velger den eksterne tidsrom, ser en estimert pris, og fyller inn navn, e-post, telefon og formål. Forespørselen havner hos dere som Til behandling, og alle aktive styreledere og styremedlemmer får en e-post med lenke rett inn i Utleie-fanen.

Eksterne leietakere har ingen brukerkonto i MittVel. De får bekreftelse og eventuelt avslag på e-post, og oppfordres til å ta kontakt med styret for nøkkelhenting.

Vanlige spørsmål

Kan to bookinger overlappe?

Nei. Nye bookinger sjekkes mot alle bookinger som er til behandling eller godkjent, inkludert bufferen før og etter. Er tidsrommet opptatt, får leietakeren beskjed med én gang.

Kan styret booke på vegne av noen andre?

Ikke ennå. Styret kan godkjenne, avslå, avbestille og markere betaling, men ikke opprette eller flytte en booking. Skal en booking flyttes, må den avbestilles og bookes på nytt.

Kan vi legge inn bilder av lokalet?

Ikke fra veiviseren i dag. Beskrivelsen er derfor det viktigste feltet — skriv det du ellers ville vist med et bilde.

Hva skjer om vi sletter et utleieobjekt?

Bookingene på objektet slettes sammen med det, også godkjente. Skal objektet bare tas ut av bruk en periode, fjern avhukingen for Objektet er aktivt og kan bookes i stedet.

Hvorfor krever Utleie at Kalender er på?

Fordi en godkjent booking skrives inn i kalenderen for å vise at objektet er opptatt. Slår dere av Kalender, slås derfor Utleie av samtidig.