Protokoll og signering
Protokollen skrives ikke som et eget dokument i MittVel — den bygges opp av selve møtet. Du fører notater og sakspunkter underveis, og protokollen genereres når møtet sendes til signering.
Merk: Protokoll er ikke en egen fane lenger. Møter, protokoll og signering ligger nå samlet under fanen Eventer på styresiden. Har du en gammel bokmerket lenke til Protokoll-fanen, blir du sendt videre til Eventer automatisk.
Ser du ikke Eventer i styremenyen? Da er funksjonen sannsynligvis slått av for velforeningen deres. Styreleder og styremedlemmer kan skru den på under Vel-innstillinger → Funksjoner. Valgene ble gjort første gang styret satte opp MittVel, og kan endres når som helst — eksisterende data beholdes.
1. Opprett møtet
Protokollen henger på et møte, så møtet må finnes først.
- Gå til Styret og fanen Eventer.
- Trykk Nytt event.
- Velg en møtetype — Styremøte, Generalforsamling eller Ekstraordinært møte. Protokoll og signering brukes bare på møtetyper; et vanlig kalender-event får ikke protokoll.
- Legg inn dato, sted og agenda.
- Velg synlighet: Alle medlemmer, Kun styret eller Valgte personer.
Se Møter og storskjerm for gjennomføringen av selve møtet.
2. Før møtet underveis
Åpne møtet i Eventer-fanen mens møtet pågår. Der har du:
- Møtenotater — referentens løpende notater fra møtet.
- Sakspunkter og manuelle stemmer — legg til punktene som behandles, og registrer stemmene for og mot på de sakene som krever avstemning.
Alt du fører inn her er det som ender opp i protokollen, så det er verdt å skrive vedtakene ferdig formulert underveis framfor å rydde i etterkant.
3. Send til signering
- Når møtet er ferdig ført, trykker du Send til signering.
- Protokollen genereres nå som et utkast fra notatene, sakspunktene og stemmene.
- Signatarene får hver sin lenke og signerer digitalt. Du ser status per person — Venter på signering eller Signert med dato.
- Mangler noen, bruker du Send påminnelse.
4. Ferdig protokoll
Når alle har signert blir protokollen endelig og låst. Den kan ikke endres etterpå — det er hele poenget med signeringen.
- Se åpner protokollen som PDF.
- Last ned laster den ned til maskinen din.
- Skal medlemmene ha den, laster du den opp under Filer og slår på deling til nettsiden. Send gjerne en kort beskjed når den er publisert.