Økonomi og fakturering

I MittVel kan dere velge mellom to modeller: MittVel Enkel og Fiken-integrasjon. De løser ulike behov, og det er viktig å velge riktig før dere starter utsendelser.

1. Hva er forskjellen på MittVel Enkel og Fiken?

Kort fortalt: MittVel Enkel er for enkel utsending på e-post, mens Fiken er for full fakturaflyt med automatisk betalingsstatus.

• MittVel Enkel: Sender e-post med beløp + kontonummer til valgte medlemmer eller alle medlemmer.
• MittVel Enkel: Bruker ikke KID-nummer og kan derfor ikke automatisk spore hvem som har betalt.
• Fiken-integrasjon: Oppretter fakturaer med KID i Fiken.
• Fiken-integrasjon: Lar dere se automatisk i MittVel hvem som er betalt, ubetalt og forfalt.

2. Når bør dere velge hva?

Velg MittVel Enkel hvis:

• Dere vil komme raskt i gang uten regnskapssystem.
• Dere aksepterer manuell oppfølging av innbetalinger i nettbank.
• Dere vil sende en enkel kontingent-epost med kontonummer og pris.

Velg Fiken hvis:

• Dere vil ha full og mer systematisk faktureringsflyt.
• Dere vil bruke KID-nummer per faktura.
• Dere vil slippe manuell avstemming av betalinger.

3. Oppsett av MittVel Enkel

Dette er den enkleste modellen for fakturering i MittVel.

1. Gå til Økonomi i menyen til venstre her i dashbordet.
2. Velg MittVel Enkel.
3. Legg inn kontonummeret som skal motta innbetalingene (i foretaksinnstillinger).
4. Opprett kontingent, velg mottakere og send.
5. Medlemmene mottar e-post med beløp og betalingsinformasjon.

4. Oppsett av Fiken-integrasjon

Fiken gir mer automatisert fakturering. Integrasjonen settes opp via trygg OAuth-innlogging.

1. Gå til Økonomi og velg Fiken.
2. Klikk på Integrer med Fiken og fullfør innlogging hos Fiken.
3. Du sendes tilbake til MittVel for å velge foretak.
4. Når integrasjonen er aktiv, kan dere opprette kontingenter fra MittVel.
5. Fiken håndterer faktura med KID, og status synkroniseres tilbake til MittVel.

5. Fakturering i praksis

Eksempel: Dere skal sende årlig kontingent til 40 medlemmer.

1. Gå til Økonomi og opprett ny utsendelse.
2. Velg mottakere: alle eller et utvalg medlemmer.
3. Sett tekst, forfall og beløp (for eksempel 300 kr).
4. Send utsendelsen.

Hvis dere bruker MittVel Enkel, får medlemmene e-post med kontonummer og betalingsinfo, og styret følger betalinger manuelt. Hvis dere bruker Fiken, får dere automatisk status på betalt/ubetalt i MittVel basert på KID-innbetalinger.

Utgifter – fakturaer fra leverandører

Brøytefirmaet, elektrikeren og strømleverandøren sender fakturaer til foreningen. Disse håndteres under Økonomi → Utgifter, og henger sammen med Henvendelser slik at fakturaen aldri blir liggende i én persons innboks.

Slik fungerer det

1. Be leverandøren sende fakturaen til foreningens e-postadresse (den dere bruker for Henvendelser).
2. Fakturaen dukker opp som en sak, med PDF-en som vedlegg. Ser den ut som en faktura, viser saken banneret «Dette ser ut som en faktura».
3. Trykk Registrer som utgift. Leverandør, dato og vedlegg fylles inn automatisk fra e-posten.
4. Under Økonomi → Utgifter fyller dere inn beløp og utgiftskonto, og trykker Godkjenn.
5. Med Fiken koblet til: trykk Bokfør i Fiken. Kjøpet opprettes i Fiken med PDF-en som bilag, og saken lukkes med en kommentar om hva som ble bokført.

Fakturaer som kommer utenom e-post (papir, hentet fra et kundeportal) registreres med Registrer utgift øverst i fanen. Der kan dere også laste opp bilaget selv.