Hvordan kreve inn kontingent i velforeningen?

Hva gir dere rett til å kreve kontingent?

Kontingent forutsetter medlemskap. Er medlemskapet frivillig, kan dere ikke fakturere noen som har sagt nei — og et årsmøtevedtak endrer ikke på det. Er medlemsplikten tinglyst på eiendommene, følger betalingsplikten med.

Sjekk hva som gjelder hos dere før dere sender ut noe. Vi går gjennom forskjellen i artikkelen om medlemskap i velforeningen. Selve beløpet fastsettes av årsmøtet og skal stå i protokollen med tall og virkningsdato.

Sett en forfallsdato som passer året

De fleste velforeninger fakturerer én gang i året. Legg forfallet et stykke etter årsmøtet, slik at vedtaket er på plass, men før sommerferien — krav som sendes i juli blir liggende.

Mars eller april fungerer for de fleste. Gi minst 30 dagers betalingsfrist. Har dere en stor engangsutgift, for eksempel asfaltering, er det bedre å dele den over to år enn å sende en faktura som utløser protest.

Dette må stå på fakturaen

• Foreningens navn og organisasjonsnummer.
• Hva kravet gjelder, og hvilket år.
• Beløp og forfallsdato.
• Kontonummer, og KID eller en tydelig melding hvis dere ikke har KID.
• Hvem man kontakter ved spørsmål.

Uten KID eller et entydig referansenummer må noen sitte og gjette hvem «Innbetaling fra Hansen» er. I et felt med tre familier Hansen er det ikke mulig.

Hvordan følger dere opp dem som ikke betaler?

Med en fast rutine, ikke etter humør. Det som fungerer:

1. Vennlig påminnelse en uke etter forfall. De aller fleste har bare glemt det.
2. Purring etter tre uker, med ny frist.
3. Personlig kontakt etter to purringer. En telefon eller en prat over hekken løser mer enn et tredje brev.
4. Inkasso som siste utvei, og bare hvis vedtektene og kravsgrunnlaget er i orden.

Vær forsiktig med gebyrer. Skal dere kunne kreve purregebyr, må det ha hjemmel — og et gebyr på et krav som ikke holder juridisk, gjør saken verre.

Hold medlemslista oppdatert

Den vanligste grunnen til at innkrevingen skjærer seg, er ikke vond vilje, men at lista er utdatert. Folk har flyttet, huset er solgt, e-postadressen er død.

Sjekk lista mot eierskiftene én gang i året, gjerne rett før utsendelsen. Nye eiere bør kontaktes med en gang de flytter inn — det er da de er mest positive til å bli med.

Vipps eller bankkonto?

Begge deler, gjerne. Vipps senker terskelen betraktelig, særlig for mindre beløp og for yngre beboere. Men Vipps-innbetalinger må avstemmes mot medlemslista på samme måte som bankinnbetalinger, ellers vet dere ikke hvem som har betalt.

Begge deler krever organisasjonsnummer og egen konto. Se guiden til bankkonto for velforeningen.

Vis hva pengene gikk til

Den beste innkrevingsrutinen er et regnskap naboene kan lese. Når det står svart på hvitt at kontingenten dekket brøyting, strøm til gatelysene og sand i sandkassa, blir neste års faktura et mye enklere brev å sende.

Legg gjerne en enkel oversikt ved fakturaen. Se hvordan dere setter opp regnskapet, og hvilke fritaksregler som gjelder.

I MittVel kan styret sende ut kontingenten til hele medlemsregisteret, se hvem som har betalt, og sende påminnelser uten å føre lister for hånd. Les mer om medlemsregister for velforening.