Bankkonto til velforeningen: krav, dokumenter og det som pleier å stoppe opp

Hvorfor kontingenten ikke bør gå til kasserers privatkonto

Det skjer i mange små foreninger, og det går fint helt til det ikke gjør det. Pengene blir formelt kasserers, de kan bli trukket i en privat inkassosak, de blir vanskelige å skille fra privatøkonomien i regnskapet, og ved dødsfall eller samlivsbrudd blir de en del av et bo. Egen konto på foreningens org.nr er den enkleste forsikringen mot alt dette.

Dette må banken ha

Kravene varierer litt mellom bankene, men kjernen er den samme:

• Organisasjonsnummer fra Enhetsregisteret. Har dere ikke det, må dere registrere foreningen først.
• Gjeldende vedtekter, i den versjonen som faktisk er vedtatt.
• Protokoll fra stiftelsesmøtet eller siste årsmøte, som viser hvem som er valgt til hvilke verv.
• Legitimasjon på styremedlemmene, og som regel på alle som skal ha tilgang til kontoen.
• Opplysninger om reelle rettighetshavere. I en velforening er svaret normalt at ingen enkeltperson kontrollerer foreningen, men spørsmålet må besvares.

Hvitvaskingsloven gjør det tregere enn dere tror

Banken er pålagt å kjenne kunden sin. For en privatperson tar det minutter. For en forening skal banken forstå hvem som styrer, hvor pengene kommer fra og hva de skal brukes til – og legitimere flere personer som ikke nødvendigvis sitter i samme rom.

Regn med noen uker fra dere sender inn til kontoen er i drift. Start derfor før dere trenger den, ikke når den første fakturaen forfaller.

De fire tingene som pleier å stoppe opp

1. Styret i Enhetsregisteret er utdatert. Banken sjekker registeret, ikke protokollen deres. Står forrige styreleder oppført, er det hun som må signere. Meld styreendringen til Brønnøysund før dere kontakter banken.
2. Protokollen mangler signaturer. En protokoll uten underskrift fra de to som ble valgt til å signere, blir avvist. Vi går gjennom kravene i artikkelen om protokoll fra årsmøtet.
3. Navnet stemmer ikke. Står det Solbakken Velforening i vedtektene og Solbakken Vel i registeret, må den ene rettes.
4. Vedtektene sier ikke hvem som tegner foreningen. Da vet ikke banken hvem som har lov til å opprette kontoen. Dette bør stå i vedtektene, ikke bare i et årsmøtevedtak.

Hvem skal ha tilgang?

Kasserer trenger tilgang for å betale regninger og se innbetalinger. Styreleder bør ha innsyn, om ikke annet for å kunne svare på spørsmål når kasserer er på ferie.

For utbetalinger over et visst beløp er det god skikk at to må godkjenne. Det er ikke mistillit til kasserer – det beskytter kasserer mot mistanke, og det er den enkleste interne kontrollen en liten forening kan ha. Sett grensen i et styrevedtak og skriv den ned.

Vipps og innbetalinger

De fleste velforeninger vil ha en Vipps-løsning for organisasjoner i tillegg til kontoen. Den forutsetter også org.nr og gjennomgått kundekontroll. Husk at Vipps-innbetalinger må avstemmes mot medlemslista på samme måte som bankinnbetalinger – ellers vet dere ikke hvem som har betalt. Se hvordan dere kan legge opp innkrevingen og regnskapet.

Ved styreskifte

Rekkefølgen er alltid den samme: protokoll fra årsmøtet, så melding til Brønnøysund, så banken. Hopper dere over midterste steg, får dere avslag. Sett av en time til dette i det første styremøtet etter årsmøtet, mens alle husker hvem som ble valgt til hva.