Norges mest moderne velforening plattform

Hva er en velforening plattform?

En velforening plattform er et samlet system for alt det praktiske styret må holde orden på gjennom året: hvem som bor i området, hva de skal betale, hva som er vedtatt, hva som skal gjøres, og hvordan informasjonen når frem til beboerne. Der et regneark bare svarer på ett av spørsmålene, henger alt sammen i en plattform. Medlemsregisteret er det samme registeret fakturaene sendes fra, og det samme registeret som avgjør hvem som får se hva.

Forskjellen merkes tydeligst når noe endrer seg. Når en husstand selger, oppdaterer dere det ett sted – og kontaktinfo, fakturamottaker, tilgang til dokumenter og varsler følger automatisk med. I en løsning satt sammen av regneark, e-postlister og en Facebook-gruppe må den samme endringen gjøres fire steder, og glemmes som regel minst ett av dem.

Slik erstatter plattformen regneark, Facebook og permen

De fleste norske velforeninger driftes i dag med en kombinasjon av verktøy som aldri var laget for formålet. Det fungerer så lenge de samme personene sitter i styret, men kunnskapen ligger hos enkeltpersoner i stedet for i foreningen. Første styremøte etter et valg går ofte med til å finne ut hvor ting egentlig ligger.

• Regneark med medlemsliste blir et medlemsregister med husstander, roller og historikk
• Nettbank og manuell avkryssing blir fakturering med automatisk betalingsoppfølging
• Facebook-gruppa blir beskjeder og varsler som når alle – også de som ikke er på Facebook
• Vedlegg i e-post blir et dokumentarkiv med vedtekter, referater og årsmøtepapirer
• Muntlige avtaler blir oppgaver med tydelig ansvarlig og frist
• Permen hos forrige kasserer blir tilgjengelig for det til enhver tid sittende styret

Ett register, mange bruksområder

Sammenhengen mellom modulene er hele poenget med en plattform fremfor enkeltverktøy. En frittstående fakturaløsning kan sende en giro, men vet ikke at Nygata 4 fikk ny eier i mars. En frittstående nettsideløsning kan publisere en nyhet, men vet ikke hvem som er medlem. Når alt bygger på samme register, forsvinner dobbeltarbeidet – og med det de fleste feilene.

I praksis betyr det at kassereren slipper å vedlikeholde sin egen liste ved siden av sekretærens, at nye beboere kommer inn i alle kanaler samtidig, og at årsmøtepapirene kan settes sammen av tall som allerede finnes i systemet i stedet for å måtte stemmes av manuelt.

Slik kommer dere i gang

Oppstart tar minutter, ikke uker. Det kreves ingen konsulent, ingen installasjon og ingen teknisk kompetanse i styret.

• Registrer velforeningen med navn og område – det tar omtrent ett minutt
• Legg inn husstandene, eller ta utgangspunkt i medlemslisten dere allerede har
• Inviter beboerne med noen få klikk fra styresiden
• Sett opp kontingenten og send første faktura når dere er klare
• Publiser nettsiden med nyheter, kalender og dokumenter

Hva koster en velforening plattform?

MittVel har åpen prising uten skjulte gebyrer. Flex koster 99,- i måneden pluss 8,- per husstand, mens Full Pakke koster 699,- i måneden med ubegrenset antall medlemmer. Begge planene gir tilgang til alle funksjoner – dere betaler for størrelse, ikke for hvilke moduler dere får bruke.

Alle foreninger starter med to måneders gratis prøveperiode. Det er nok tid til å kjøre gjennom en full runde: legge inn medlemsregisteret, sende en reell fakturautsendelse og avholde et styremøte i systemet før dere bestemmer dere.

Trygghet, personvern og norsk drift

Et medlemsregister inneholder navn, adresser, telefonnumre og betalingshistorikk. Styret er behandlingsansvarlig for disse opplysningene, og har ansvar for at de ikke er tilgjengelige for flere enn nødvendig. Det er vanskelig å oppfylle når listen ligger som et regneark på en privat PC eller som vedlegg i en e-posttråd.

MittVel er utviklet og driftet i Norge, og tilgangen er rollestyrt: et vanlig medlem ser sine egne opplysninger, mens kasserer og leder ser det de trenger for å gjøre jobben. Data selges ikke videre og brukes ikke til annonsering – i motsetning til de sosiale plattformene mange velforeninger bruker som informasjonskanal i dag.