Styrets ansvar i en velforening: Hvilke roller har vi?

Hva er styret egentlig ansvarlig for?

Styret forvalter foreningens penger og eiendeler mellom årsmøtene, og skal gjennomføre det årsmøtet har vedtatt. Det er hele mandatet. Styret kan ikke vedta nye kontingenter, endre vedtektene eller sette i gang store prosjekter på egen hånd — det hører til årsmøtet.

Ansvaret er i utgangspunktet kollektivt. Uenighet med et vedtak bør protokollføres; det er den eneste måten å vise at man stemte imot.

Rollene, og hva de faktisk gjør

• Leder kaller inn til møter, setter dagsorden og er kontaktpunktet utad. Har ofte signaturrett sammen med ett styremedlem.
• Kasserer fører regnskapet, betaler regninger, krever inn kontingent og legger fram tallene for årsmøtet.
• Sekretær skriver protokoll fra styremøter og holder orden på arkivet. I små foreninger slås rollen ofte sammen med leder.
• Styremedlemmer tar konkrete ansvarsområder: dugnad, lekeplass, brøyting, grendehus.
• Varamedlem trer inn ved forfall og bør få innkallingene uansett.

Fordel ansvarsområdene med navn på i det første styremøtet etter årsmøtet. «Noen bør ta kontakt med brøyteren» er ikke en fordeling.

Kan et styremedlem bli personlig ansvarlig?

Som hovedregel nei. Foreningen er et eget rettssubjekt, og styret hefter ikke personlig for foreningens forpliktelser.

Men det finnes unntak, og de er verdt å kjenne: forsettlig eller grovt uaktsom opptreden, avtaler inngått uten fullmakt, og forsømmelse av konkrete sikkerhetsansvar — for eksempel en lekeplass ingen har sett til. En ansvarsforsikring for foreningen, og gjerne en styreansvarsforsikring, koster lite og fjerner uroen.

Hold styremøter som fungerer

Fire til seks møter i året holder for de fleste. Det som skiller et møte som virker fra et som ikke gjør det, er tre ting: en dagsorden sendt på forhånd, vedtak formulert med hvem som gjør hva innen når, og en protokoll som sendes ut etterpå.

Protokollen fra styremøter trenger ikke være lang, men vedtakene må stå ordrett. Det er den eneste måten neste styre kan forstå hvorfor noe ble som det ble.

Habilitet

Skal foreningen kjøpe tjenester fra et styremedlem, en i familien eller et selskap vedkommende eier, må det håndteres åpent. Den det gjelder deltar ikke i behandlingen, og forholdet føres i protokollen.

Dette er ikke formalisme. Det er den enkleste måten å hindre at et fornuftig valg — naboen med gravemaskin er ofte både billigst og best — blir til en sak på årsmøtet.

Hva gjør dere når ingen vil sitte i styret?

Det vanligste svaret er å gjøre vervet mindre. Del opp oppgavene, sett en fast møteplan, og vis fram hvor mange timer det faktisk er snakk om. De fleste sier nei fordi de tror det er et heltidsverv.

Valgkomiteen bør spørre folk i januar, ikke på selve årsmøtet. Å bli spurt foran førti naboer er den sikreste måten å få et nei.

Overlevering til nytt styre

Rett etter årsmøtet: meld styreendringen til Brønnøysund, gi banken beskjed, og overlever passord, avtaler, forsikringer og arkiv. Rekkefølgen er viktig — banken sjekker Enhetsregisteret, ikke protokollen deres.

Se hva som må stå i protokollen, hvordan bankkontoen håndteres ved styreskifte, og hvilke rammer vedtektene setter for styrets fullmakter.

I MittVel ligger medlemsregister, dokumenter, protokoller og økonomi samlet på foreningen i stedet for hos enkeltpersoner, slik at et styreskifte ikke betyr at kunnskapen flytter ut av nabolaget. Les mer om styreverktøy for velforeninger.